ORGAN PENDUKUNG DEWAN KOMISARIS

Komite Audit

Dasar Pembentukan Komite Audit

Komite Audit merupakan komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris dalam membantu melaksanakan tugas dan fungsi Dewan Komisaris sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 55/ POJK.04/2015 tanggal 23 Desember 2015 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit (“POJK 55”).

Piagam Komite Audit

Komite Audit memiliki Piagam Komite Audit sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya Pembaharuan/penyempurnaan atas Piagam Komite Audit perusahaan terakhir dilakukan pada tahun 2021. Piagam Komite Audit dapat dilihat pada hyperlink terlampir klik di sini .

Tugas dan Tanggung Jawab Komite Audit

Komite Audit berkomitmen untuk mematuhi Piagam Komite Audit dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan cara yang secara konsisten mendukung Dewan Komisaris menurut prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG) dan peraturan yang berlaku.

Sebagaimana diatur dalam Piagam Komite Audit yang telah diperbarui, tugas dan tanggung jawab Komite Audit meliputi hal-hal berikut:

1. penelaahan terhadap laporan keuangan perusahaan;
2. pemberhentian dan rekomendasi untuk penunjukan auditor independen dan mengawasi kinerjanya;
3. penelaahan atas hasil pemeriksaan oleh Divisi Internal Audit;
4. efektivitas pengendalian internal;
5. pengawasan terhadap kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan; dan
6. evaluasi atas pelaksanaan manajemen risiko

Pernyataan Independensi

Untuk menjaga independensi, setiap anggota Komite Audit wajib memenuhi persyaratan independensi sebagaimana diatur dalam Piagam Komite Audit sebagai berikut:

1. bukan merupakan orang dalam Kantor Akuntan Publik (KAP), Kantor Konsultan Hukum, Kantor Jasa Penilai Publik atau pihak lain yang memberi jasa asurans, jasa non-asurans, jasa penilai dan/atau jasa konsultasi lain kepada perusahaan yang bersangkutan dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir.
2. bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan, atau mengawasi kegiatan perusahaan dalam waktu 6 (enam) bulan terkahir, kecuali Komisaris Independen.
3. tidak mempunyai saham langsung maupun tidak langsung pada perusahaan. Dalam hal anggota Komite Audit memperoleh saham perusahaan baik langsung maupun tidak langsung akibat suatu peristiwa hukum, saham tersebut wajib dialihkan kepada pihak lain dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah diperolehnya saham tersebut.
4. tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi, atau Pemegang Saham Utama perusahaan.
5. tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan.
6. dalam hal Komisaris Independen menjabat pada Komite Audit, maka Komisaris Independen yang bersangkutanhanya dapat diangkat kembali pada Komite Audit untuk 1 (satu) periode masa jabatan Komite Audit berikutnya.
7. komisaris Independen yang menjabat sebagai Ketua Komite, hanya dapat merangkap jabatan sebagai Ketua Komitemaksimum pada 1 (satu) Komite lain.

Profil ketua dan Anggota Komite Audit

Fungsi Nominasi dan Remunerasi

Dewan Komisaris memutuskan bahwa fungsi nominasi dan remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi akan dilakukan langsung oleh Dewan Komisaris, tanpa membentuk komite nominasi dan remunerasi.

Dalam hal pelaksanaannya, Dewan Komisaris bertindak secara independen dengan mengacu pada Pedoman Fungsi Nominasi dan Remunerasi, yang menetapkan tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris yang relevan.

Peran yang dijalankan terkait nominasi:

1. menetapkan kebijakan mengenai komposisi Dewan Komisaris dan Direksi, kriteria yang dibutuhkan dalam proses nominasi, dan evaluasi kinerja para anggota Dewan Komisaris dan Direksi;
2. menilai kinerja anggota Dewan Komisaris dan Direksi berdasarkan kebijakan;
3. menetapkan kebijakan mengenai program pengembangan kemampuan Dewan Komisaris dan Direksi; dan
4. menentukan calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi untuk disampaikan kepada RUPS.

Peran yang dijalankan terkait remunerasi:

1. menetapkan kebijakan mengenai struktur, kebijakan dan besaran remunerasi; dan
2. menilai kinerja Dewan Komisaris dan Direksi dengan mengacu pada remunerasi yang diterima.

Untuk Pedoman Fungsi Nominasi dan Remunerasi selengkapnya, silakan klik di sini

KOMITE DAN ORGAN PENDUKUNG DIREKSI

Sustainability Management Committee

Perusahaan memiliki Sustainability Management Committee yang bertugas untuk mendukung pelaksanaan tugas Direksi. Sustainability Management Committee bertanggung jawab secara langsung kepada Direksi.

Pada tahun 2023, Sustainability Management Committee mengkoordinasikan dan mengawasi penyusunan NZE Statement, membuat peta jalan penurunan emisi karbon dan energi, mengkaji tren terkini ESG, melakukan studi atas kerangka pelaporan sustainability terbaru, mengawasi dan mereview Laporan Keberlanjutan. 

HSE Steering Committee

Grup Adaro memiliki standar-standar manajemen berikut sebagai panduan pengelolaan K3LH anak-anak perusahaan:

1. Standar Manajemen K3 Adaro
2. Standar Manajemen Lingkungan Hidup Adaro
3. Standar Manajemen Energi Adaro

Pada tahun 2023, perusahaan menambahkan dua pedoman teknis baru, yaitu Pedoman Teknis Survei Tingkat Kematangan Keselamatan Kerja (Safety Maturity Level) dan Pedoman Teknis Pengelolaan Ergonomi, serta merevisi beberapa pedoman teknis untuk aspek IHOH dan lingkungan hidup, yaitu:

1. Pedoman Teknis Standar IHOH
2. Pedoman Teknis Health Risk Assessment (HRA)
3. Pedoman Teknis Program IHOH
4. Pedoman Teknis Pengelolaan Masalah Kesehatan di Tempat Kerja
5. Pedoman Teknis Medical Emergency Management
6. Pedoman Teknis Fit to Work dan Return to Work (RTW)
7. Pedoman Teknis Pengelolaan Limbah B3

WBS Committee

WBS Committee adalah komite yang dibentuk dengan lingkup seluruh Grup Adaro, dengan anggota-anggota yang ditunjuk oleh Direksi AEI. Komite ini dirancang untuk menerima, menelaah, dan menindak-lanjuti (secara internal maupun eksternal) keluhan dari penyampai keluhan/pengaduan, yang identitasnya dirahasiakan.

Sekretaris Perusahaan

Sebagai perusahaan publik, PT Adaro Energy Indonesia Tbk (AEI) wajib memiliki fungsi Sekretaris Perusahaan sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik. Sekretaris Perusahaan mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam memfasilitasi komunikasi antara organ perseroan, merencanakan dan menyusun kebijakan tata  Kelola perusahaan, serta memastikan efektivitas komunikasi perusahaan dengan individu-individu maupun Lembaga-lembaga eksternal, termasuk investor dan pelaku pasar modal lainnya, dengan tetap memperhatikan kode etik, prinsip tata kelola, dan nilai-nilai perusahaan.

Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung ke Direksi dan ditunjuk dan diberhentikan oleh keputusan Direksi. Penunjukan Sekretaris Perusahaan merupakan salah satu langkah implementasi GCG. Sekretaris Perusahaan  dilarang merangkap jabatan apapun di emiten atau perusahaan publik lain.

Pejabat Sekretaris Perusahaan

Pada tahun 2023, Sekretaris Perusahaan memenuhi tugas dan tanggung jawabnya dengan:

1. memastikan bahwa situs perusahaan selalu terupdate dan mematuhi ketentuan dan peraturan pasar modal; dan
2. menjaga komunikasi efektif dengan para pemangku kepentingan, khususnya dengan badan regulator pasar modal;
3. bersama dengan Divisi Audit Internal, mempromosikan implementasi GCG di perusahaan dan mengidentifikasikan risiko tata kelola, termasuk risiko terhadap reputasi dan citra perusahaan;
4. memberikan informasi terkini kepada Dewan Komisaris dan Direksi mengenai saham perseroan dan masalah lainnya terkait pasar modal;
5. mengawasi registrasi pemegang saham perusahaan dan melaporkan perubahannya ke Direksi dan regulator;
6. mendukung Direksi dalam melaksanakan RUPS Tahunan, RUPS Luar Biasa dan Paparan Publik Tahunan;
7. menyampaikan laporan berkala serta keterbukaan informasi ke OJK dan BEI dengan mematuhi ketentuan dan peraturan pasar modal;
8. menyusun dan mengusulkan rencana kerja, anggaran dan indikator kinerja Divisi Corporate Secretary kepada direktur terkait.

Audit Internal

Fungsi Audit Internal telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Piagam Audit Internal. Direksi telah memberikan dukungan penuh untuk aktivitas audit internal dan tidak ada pembatasan ruang lingkup maupun akses bagi Fungsi Audit Internal.

Fungsi Audit Internal berperan untuk memberikan asurans dan jasa konsultasi yang independen dan objektif bagi AEI dan anak-anak usahanya atas tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian, untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi perusahaan.

Selain mematuhi Nilai-nilai Adaro dan Kode Etik Adaro Grup Adaro, fungsi Audit Internal juga mengadopsi Kode Etik profesi audit internal yang dikeluarkan oleh IIA. Setiap auditor internal AEI wajib membaca dan memahami Kode Etik tersebut.

Untuk Piagam Audit Internal selengkapnya, silahkan klik di sini.

Tugas dan Tanggung Jawab

Fungsi Audit Internal mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain:

1. menyusun rencana audit tahunan yang fleksibel dengan menggunakan metodologi berbasis risiko;
2. melaksanakan rencana audit tahunan dan melakukan audit khusus apabila diperlukan;
3. menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian internal dan sistem manajemen risiko sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku;
4. melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas di semua bidang, termasuk keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi, dan kegiatan lainnya;
5. memberikan saran perbaikan dan informasi yang obyektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen yang relevan;
6. membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut kepada Direksi, Dewan Komisaris, dan Komite Audit;
7. memantau, menganalisa, dan melaporkan pelaksanaan tindak perbaikan yang telah disarankan;
8. bekerja sama dengan Komite Audit;
9. menyusun dan melaksanakan Program Asurans dan Perbaikan Kualitas untuk mengevaluasi kegiatan Fungsi Audit Internal; dan
10. berkoordinasi dengan fungsi asurans lainnya (misal: Health Safety & Environment, Legal and Compliance, Risk Management, auditor eksternal) untuk mengoptimalkan usaha pemberian asurans atas proses tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian perusahaan.

Struktur dan kedudukan

Fungsi Audit Internal bersifat independen dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur. Untuk menjaga objektivitasnya, auditor internal tidak boleh memiliki tugas dan jabatan rangkap dengan pelaksana kegiatan operasional perusahaan dan anak-anak usahanya.

Selain itu, auditor internal harus menandatangani Pernyataan Benturan Kepentingan setiap tahunnya untuk memastikan mereka tidak memiliki potensi benturan kepentingan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, dan jika ada, perusahaan akan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko benturan kepentingan tersebut.

Praktik Audit Internal

Praktik audit internal dilakukan berdasarkan Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal yang dikeluarkan oleh the Institute of Internal Auditors (IIA). Standar pekerjaan audit internal telah diformalisasikan dalam suatu Prosedur Operasi Standar Audit Internal.

Penggunaan Teknologi Informasi

Untuk memudahkan aktivitasnya, Fungsi Audit Internal menggunakan teknologi informasi sesuai kebutuhan, misalnya untuk kertas kerja, portal audit internal untuk knowledge management, timesheet, database tindakan perbaikan, dan perangkat lunak alat analisis data.

Program Asurans dan Perbaikan Kualitas

Untuk memastikan peningkatan berkelanjutan kualitas auditnya, Fungsi Audit Internal mengimplementasikan program asurans dan peningkatan kualitas yang meliputi hal-hal berikut:

• mengadakan survei untuk mendapatkan umpan balik dari manajemen;
• melakukan penilaian mandiri dan peer review pada setiap penugasan audit untuk memastikan kepatuhan terhadap panduan audit internal yang berlaku; dan
• melakukan penilaian mandiri atas kepatuhan terhadap peraturan OJK dan kesesuaian dengan Standar IIA.

Hasil program asurans dan peningkatan kualitas dirangkum dan didiskusikan setiap tahun untuk dimasukkan ke dalam proyek perbaikan berkelanjutan. Program asurans dan peningkatan kualitas ini telah dilakukan secara berkala dan menghasilkan penilaian yang sangat positif. Hasil program asurans dan peningkatan kualitas ini dilaporkan kepada Direksi dan Komite Audit secara berkala.

Investor Relation

Investor Relations 

Investor Relations bertanggung jawab untuk membangun komunikasi antara perusahaan dan pemegang saham di tingkat nasional maupun internasional, dengan memberikan informasi mengenai kinerja bisnis dan keuangan perusahaan, serta pencapaian korporasi. Informasi ini diharapkan akan membantu para analis dalam memaparkan mengenai perusahaan dan investor dalam membuat keputusan investasi. Perseroan meyakini bahwa komunikasi rutin dengan pemegang saham berdasarkan fakta dan transparansi akan menciptakan nilai maksimum pemegang saham.

Untuk memastikan bahwa pesan dan kinerja perusahaan dikomunikasikan dengan baik, Investor Relations menerbitkan beberapa laporan, misalnya siaran pers kuartalan, laporan keuangan, siaran pers keuangan, dan laporan keterbukaan, Investor Relations juga berkomunikasi melalui beberapa acara, misalnya presentasi investor, paparan publik, dan rapat rutin dengan analis dan investor.

ESG

Environmental, Social, and Governance

AEI berkomitmen untuk terus meningkatkan aspek Environmental Social and Governance (“ESG”) dalam setiap aktivitas operasional untuk tetap menjadi perusahaan tambang yang baik dan mendukung prinsip hijau. Salah satu Langkah yang diambil untuk mendukung hal tersebut, perusahaan membentuk divisi khusus yang menangani ESG. 

Divisi ESG memiliki tugas menyusun perencanaan ESG, menyusun perencanaan implementasi, hingga membuat kebijakan dan mengevaluasi penerapan program ESG secara menyeluruh dan menentukan peluang untuk perbaikan. Divisi ESG juga sebagai koordinator divisi-divisi terkait dalam mengimplementasikan dan meningkatkan kinerja ESG perseroan. Sejalan dengan salah satu pilar Perusahaan, yaitu Adaro Green, perseroan akan fokus untuk membuat perencanaan yang mendukung penurunan emisi karbon dan mengembangkan berbagai sumber energi baru dan terbarukan.

*Divisi ini dipimpin oleh Mahardika Putranto. Beliau bertanggung jawab langsung kepada Direktur.*